Remote Onboarding: Ein Interview mit Mariel Argonza von HubSpot

Sai Charan Lakshmanan
2021-06-21T18:18:55+08:00

Wir hatten ein spannendes Gespräch mit Mariel Argonza vom Learning & Development Team von HubSpot. In ihrer Rolle konzipiert und liefert Mariel Remote-Schulungen für HubSpot-Mitarbeiter:innen, die Onboarding, berufliche Entwicklung sowie Management- und Führungsworkshops für Führungskräfte umfassen.

Bevor wir loslegen, hier ein kleiner Hinweis: Wir werden am 8. Juli 2021 live bei einem virtuellen Event mit ihr sprechen. Das Thema: Onboarding in der neuen Normalität. Es ist ein Thema, zu dem sie viele großartige Einblicke hat. Wenn das genau Ihr Ding ist – hier ist der Link zur Anmeldung. Die Veranstaltung ist kostenlos, aber die Teilnehmerzahl ist begrenzt.

Nun zum Interview.

Boxaroo: Ob remote oder im Büro – warum ist ein gutes Onboarding-Verfahren wichtig für Unternehmen, die wachsen und expandieren, und für Mitarbeiter:innen, die ein neues Kapitel bei ihnen aufschlagen?

Mariel: Ich denke, es ist wichtig, zunächst zu definieren, wie ein „gutes“ Onboarding-Verfahren aussieht. Und obwohl dies von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein kann, denke ich bei diesem Prozess in Phasen: Pre-Boarding, das eigentliche Onboarding-Programm und „Offboarding“.

Pre-Boarding umfasst Punkte wie die Kommunikation an neue Mitarbeiter:innen, was sie erwartet, das Versenden ihrer Hardware oder das Einrichten von Konten. Das eigentliche Onboarding-Programm ist genau das, was Sie erwarten – es deckt die Mission, Vision, Ziele, Arbeitsweisen, Produktschulungen usw. des Unternehmens über einen festgelegten Zeitraum ab. Schließlich betrachtet das Offboarding die Bereitstellung von „Just-in-Time“-Ressourcen (auch als Performance Support Resources bezeichnet) sowohl für neue Mitarbeiter:innen als auch für deren Manager:innen, die sie während der Einarbeitung eines Mitarbeiters bis zu dem Punkt nutzen können, an dem sie eine Fertigkeit oder Aufgabe gemeistert haben.

Logistisch gesehen würde ich dieser Definition eines guten Onboarding-Prozesses auch eine Standardkadenz (z.B. monatliche Onboarding-„Kurse“) hinzufügen. Zugegeben, jedes Unternehmen ist anders, aber der Vorteil des Onboardings in Kursen, insbesondere für wachsende Unternehmen, besteht darin, dass man seine Kultur konsistent und in großem Maßstab vermitteln kann.

Für neue Mitarbeiter:innen hilft die Teilnahme an einem Onboarding-Programm, ihre Entscheidung für den Beitritt zu einem Unternehmen zu validieren – ein Einblick in ihren Arbeitsalltag, wenn Sie so wollen. Dieser erste Eindruck ist so wirkungsvoll, weil er einen bleibenden Einfluss darauf hat, wie ein:e neue:r Mitarbeiter:in sein neues Unternehmen, sein Team oder seine Kolleg:innen und den Beitrag, den er leisten kann, sieht.

Boxaroo: Hatte HubSpot Schwierigkeiten, sich an das virtuelle Onboarding anzupassen, als die Welt in den Lockdown ging? Wie sah es aus?

Mariel: So kitschig es auch klingen mag, ein Akronym aus dem HubSpot Culture Code, „HEART“, steht für A wie anpassungsfähig. Und wir haben uns angepasst. Vor COVID-19 haben wir alle unsere neuen Mitarbeiter:innen für das Onboarding in eines unserer regionalen Hauptquartiere (Singapur, Dublin und Cambridge, USA) geflogen. Speziell für JAPAC nahmen unsere neuen Mitarbeiter:innen aus Australien und Japan an einem 7-tägigen Onboarding-Programm namens „HubSpot Foundations“ in Singapur teil.

Als die Grenzen ab März 2020 geschlossen wurden, stellten wir unsere globalen Onboarding-Programme ab April 2020 auf virtuelle Durchführung um. Die gute Nachricht ist, dass wir bereits vor COVID-19 Onboarding-Programme in einer gemischten Umgebung anboten, so dass ein Großteil meiner damaligen Arbeit darin bestand, Inhalte oder Aktivitäten, die ursprünglich für physische Präsenzschulungen vorgesehen waren, in ein vollständig virtuelles Format umzuwandeln.

Unser L&D-Führungsteam investierte auch Monate vor COVID-19 in die Weiterbildung von Moderatoren wie mir und Learning Experience Designern, um Schulungsinhalte virtuell zu liefern und zu gestalten. Ich würde also sagen, dass wir in diesem Bereich großes Glück hatten, da wir bereits wussten, was operativ zu tun war.

Ein weiterer Bereich, an den wir uns anpassen mussten, war der Umgang mit Zeitunterschieden zwischen den Lernenden. Je nach Jahreszeit war Australien drei Stunden vor Singapur, sodass eine Schulung, die beispielsweise um 10:00 Uhr Singapur-Zeit begann, für Teilnehmer aus Australien bereits um 13:00 Uhr war. Es wäre jedoch zu viel verlangt gewesen, von Teilnehmern aus Singapur oder Japan zu verlangen, um 7:00 Uhr oder 8:00 Uhr ihrer Zeit zu beginnen.

Aus diesem Grund haben wir unsere Programme neu sequenziert, so dass die Lernenden je nach Standort den Großteil ihres Vormittags oder Nachmittags mit dem Absolvieren von selbstgesteuerten Materialien verbringen konnten und virtuelle Diskussionen oder persönliche Sitzungen nur innerhalb eines festgelegten und angemessenen Zeitrahmens am Tag stattfanden.

Boxaroo: Was sind die wichtigsten Punkte auf einer „virtuellen Onboarding“-Checkliste?

Mariel: Grundsätzlich würde ich auf die drei Phasen zurückkommen, die ich oben genannt habe – wie sieht Ihr Pre-Boarding, Onboarding und Offboarding als Unternehmen aus? Als Nächstes fragen Sie, welchen Eindruck Sie bei Ihren neuen Mitarbeitern hinterlassen möchten? Schließlich hilft die Frage, was Sie von neuen Mitarbeitern erwarten, dass sie mit den Informationen aus dem Onboarding tun, eine starke Verbindung zur Anwendung später in ihrer Rolle herzustellen.

Taktisch gesehen ist hier meine persönliche virtuelle Onboarding-Checkliste als Moderatorin:

Ein Notfallplan, der wichtige Links, Dokumente, Moderationsleitfäden, Aufzeichnungen usw. enthält, die jemand anderes im schlimmsten Fall verwenden kann, wenn ich aufgrund unvorhergesehener Umstände oder Notfälle nicht verfügbar bin.

Eine Liste Ihrer neuen Mitarbeiter:innen, einschließlich einiger Informationen über deren Hintergrund und Erfahrung (leicht über LinkedIn zu finden), die dann verwendet werden können, um eine Beziehung aufzubauen und verwandte Erfahrungen mit den Schulungsinhalten zu verbinden.

Festlegung von Erwartungen bezüglich Zeitplan und Kalenderverwaltung.

Festlegung von Erwartungen an die virtuelle Teilnahme (z. B. Video aus/an, Chat-Teilnahme, Stummschaltung aufheben zum Antworten usw.).

Festlegung von Erwartungen an die Hilfeersuchen.

Ein Mentor oder Buddy, idealerweise aus demselben Team, der dabei hilft, mehr Kontext zu den Details ihrer Rolle zu liefern.

Boxaroo: Unternehmen nutzen heutzutage verschiedene interne Arbeitstools wie Slack, Asana, Trello – wie erleichtert HubSpot den Mitarbeiter:innen die Gewöhnung an diese Tools, wenn sie virtuell eingearbeitet werden?

Mariel: Ich spreche über Slack, da dies unser Kommunikationstool ist. Wir erstellen für jede Klasse, die wir einarbeiten, einen Slack-Kanal und nutzen diesen während des gesamten Onboarding-Prozesses, um Dokumentationen, Ressourcen und Anregungen zur Reflexion zu teilen, einen Ausblick und Erwartungen für den nächsten Tag zu kommunizieren und uns einfach mit Emojis und Giphys zu amüsieren oder interessante Kanäle wie #catspotting, #dogspotting und #dad-jokes zu erkunden. So ist Slack und die asynchrone Kommunikation bereits Teil ihres Arbeitsalltags, wenn sie das Onboarding abgeschlossen haben.

Boxaroo: Was sind Ihre besten Tipps, um den virtuellen Onboarding-Prozess zu verbessern, damit sich neue Mitarbeiter:innen willkommen fühlen und mit allem ausgestattet sind, was sie brauchen?

Mariel: Wenn Sie Ihre Erwartungen in Ihrer Pre-Boarding-Kommunikation (und sogar während des Rekrutierungsprozesses) oder am ersten Tag der neuen Mitarbeiter:innen richtig gesetzt haben, können Sie sich auf Dinge konzentrieren, wie z.B. sicherzustellen, dass Ihre Inhalte hinsichtlich der verwendeten Beispiele, Bilder und sogar der Sprache inklusiv sind.

Da HubSpot eine CRM-Plattform ist, werden zum Beispiel die Wörter „Lead“ und „Prospect“ oft verwendet. Anstatt also Pronomen wie „er“ oder „sie“ zu verwenden, um einen Lead oder Prospect zu bezeichnen, ist die Umstellung auf „sie/ihr“ tendenziell inklusiver. Apropos Pronomen: Wir ermutigen unsere neuen Mitarbeiter:innen, ihre bevorzugten Pronomen in ihren Zoom-Anzeigenamen aufzunehmen.

Langsamer sprechen und neue Konzepte oder Wörter in den Chat tippen hilft auch, wenn man Lernende mit unterschiedlichen Englischkenntnissen hat. Ebenso hilft die Ermutigung der Lernenden zur Teilnahme am Chat, die Ermüdung durch verbale Teilnahme zu lindern. Ich habe hier weitere Tipps zur virtuellen Moderation für alle, die ihre virtuellen Sitzungen ansprechender und inklusiver gestalten möchten.

Boxaroo: Wir beenden mit Swag – denn das ist es, was wir tun! Was sind einige coole Dinge, die HubSpot für seine Mitarbeiter:innen gemacht hat?

Mariel: Wir betrachten unseren Swag als etwas, das die Entscheidung eines neuen Mitarbeiters, HubSpot beizutreten, bestätigt. Darüber hinaus musste das Kit unsere Werte widerspiegeln und ihnen einen Einstieg bieten, um sich vom ersten Tag an von der Kultur inspirieren zu lassen und sich daran zu beteiligen.

Heute erhält jeder neue HubSpotter dieses Swag-Kit:

Das Buch „The Culture Map“

Ein Wimpel, der die remote Inklusion hervorhebt

Aufkleber mit dem HubSpot Sprocket und Allyship

Pins mit den Worten „Have HEART“ und „Grow Better“

Eine Postkarte mit einer Willkommensnachricht von der HubSpot-Führungsebene

Eine Webcam-Abdeckung

Vielen Dank fürs Lesen. Wenn Sie Ihr eigenes Firmen-Swag erstellen möchten (egal ob für neue Mitarbeiter, Kunden oder Partner), haben wir alles, was Sie brauchen, um loszulegen. Besuchen Sie unseren Self-Service-Shop oder senden Sie uns eine Nachricht, und unsere Account Manager werden Ihnen bei all Ihren Swag-Bedürfnissen helfen.