Tuvimos una charla fascinante con Mariel Argonza del equipo de Aprendizaje y Desarrollo de HubSpot. En su cargo, Mariel diseña e imparte formación remota para los empleados de HubSpot, cubriendo la incorporación, el desarrollo profesional y talleres de gestión y liderazgo para los responsables de personal.
Antes de entrar en materia, aquí va un pequeño anuncio para informarte de que hablaremos con ella en directo en un evento virtual el 8 de julio de 2021. El tema: la incorporación en la nueva normalidad. Es un tema sobre el que tiene una gran cantidad de información. Así que, si te interesa, aquí tienes el enlace para confirmar tu asistencia. El evento es gratuito, pero con plazas limitadas.
Ahora, pasemos a la entrevista.
Boxaroo: Ya sea de forma remota o en la oficina, ¿por qué es importante un buen proceso de incorporación para las empresas que crecen y se expanden, y para los empleados que comienzan un nuevo capítulo con ellas?
Mariel: Creo que primero es importante definir cómo es un "buen" proceso de incorporación, y aunque esto puede variar de una empresa a otra, yo pienso en este proceso en fases: pre-incorporación, el programa de incorporación en sí y la "salida".
La pre-incorporación incluye elementos como comunicar a los nuevos empleados qué esperar, enviar su hardware o configurar sus cuentas. El programa de incorporación real es exactamente lo que se espera: cubrir la misión, visión, objetivos, formas de trabajar, formación sobre el producto, etc. de la empresa durante un período de tiempo determinado. Finalmente, la salida consiste en proporcionar tanto al nuevo empleado como a su gerente recursos "justo a tiempo" (también llamados recursos de soporte de rendimiento) que pueden utilizar durante la adaptación del empleado hasta el punto en que ha dominado una habilidad o tarea.
En cuanto a la logística, yo añadiría una cadencia estándar (por ejemplo, "clases" de incorporación mensuales) a esta definición de un buen proceso de incorporación. Es cierto que cada empresa es diferente, pero el beneficio de la incorporación en clases, especialmente para las empresas en crecimiento, es que se puede impartir la cultura de manera consistente y a escala.
Para los nuevos empleados, participar en un programa de incorporación les ayuda a validar su decisión de unirse a una empresa, un vistazo a su vida laboral diaria, si se quiere. Crear esta primera impresión es tan poderoso porque tiene un impacto duradero en cómo un nuevo empleado ve su nueva empresa, equipo o compañeros y el impacto que pueden aportar.
Boxaroo: ¿Le costó a HubSpot adaptarse a la incorporación virtual cuando el mundo entró en confinamiento? ¿Cómo fue?
Mariel: Por cursi que suene, un acrónimo del código cultural de HubSpot, "HEART", significa "A" de adaptable. Y nos adaptamos. Antes de la COVID-19, solíamos volar a todos nuestros nuevos empleados a una de nuestras sedes regionales (Singapur, Dublín y Cambridge, EE. UU.) para la incorporación. Específicamente para JAPAC, nuestros nuevos empleados de Australia y Japón se unían a sus nuevos compañeros en Singapur para un programa de incorporación de 7 días que llamamos "HubSpot Foundations".
Así que cuando las fronteras empezaron a cerrarse alrededor de marzo de 2020, nos volcamos en impartir todos nuestros programas de incorporación global de forma virtual, empezando por nuestras clases de abril de 2020. La buena noticia es que ya estábamos impartiendo programas de incorporación en un entorno mixto antes de la COVID-19, por lo que gran parte de mi trabajo consistió entonces en convertir lo que habrían sido contenidos o actividades de formación presenciales en un formato totalmente virtual.
Nuestro equipo de liderazgo de L&D también invirtió en la mejora de las habilidades de facilitadores como yo y de diseñadores de experiencias de aprendizaje para impartir y diseñar contenido de formación para los primeros meses virtuales antes de la COVID-19, así que diría que tuvimos bastante suerte en este aspecto, ya que ya sabíamos qué hacer operativamente.
Otra área a la que tuvimos que adaptarnos fue la gestión de las diferencias horarias entre los estudiantes. Dependiendo de la época del año, Australia podía estar 3 horas por delante de Singapur, por lo que una formación que comenzara a las 10:00 a. m. hora de Singapur, por ejemplo, ya serían las 1:00 p. m. para los participantes de Australia. Dicho esto, habría sido demasiado pedir a los participantes de Singapur o Japón que comenzaran a las 7:00 a. m. u 8:00 a. m. de su hora.
Por ello, reordenamos nuestros programas para que los estudiantes, en función de su ubicación, pudieran dedicar la mayor parte de la mañana o la tarde a completar materiales a su propio ritmo y solo programar debates virtuales o sesiones presenciales dentro de un horario establecido y razonable del día.
Boxaroo: ¿Cuáles son los elementos imprescindibles en una "lista de verificación de incorporación virtual"?
Mariel: Fundamentalmente, volvería a las tres fases que compartí anteriormente: ¿cómo es tu pre-incorporación, incorporación y salida como empresa? A continuación, pregúntate qué tipo de impresión te gustaría causar en tus nuevos empleados. Finalmente, preguntarte qué esperas que hagan los nuevos empleados con la información de la incorporación ayuda a establecer una poderosa conexión con la aplicación en su puesto a largo plazo.
Tácticamente hablando, aquí está mi propia lista de verificación de incorporación virtual como Facilitadora:
- Un plan de contingencia que contenga enlaces importantes, documentos, guías de facilitador, grabaciones, etc., que otra persona pueda usar en el peor de los casos en el que no esté disponible debido a circunstancias imprevistas o emergencias.
- Una lista de los nuevos empleados entrantes que incluya fragmentos de información sobre su experiencia y trayectoria (fácilmente obtenida de LinkedIn), que luego se puede utilizar para establecer una buena relación y relacionar experiencias con el contenido de la capacitación.
- Establecer expectativas sobre la programación y la gestión del calendario.
- Establecer expectativas sobre la participación virtual (por ejemplo, video apagado/encendido, participación en el chat, desactivar el silencio para responder, etc.).
- Establecer expectativas sobre cómo pedir ayuda.
- Tener un mentor o compañero idealmente de su mismo equipo para ayudar a proporcionar más contexto sobre los detalles de su función.
Boxaroo: Las empresas de hoy en día utilizan varias herramientas de trabajo internas como Slack, Asana, Trello. ¿Cómo facilita HubSpot a los empleados el uso de estas herramientas cuando se incorporan virtualmente?
Mariel: Hablaré de Slack porque es nuestra herramienta de comunicación. Creamos un canal de Slack para cada clase que incorporamos y lo usamos durante todo el proceso de incorporación para compartir documentación, recursos, solicitar reflexiones, comunicar un adelanto y expectativas para el día siguiente y también para divertirnos compartiendo emojis y Giphys o explorando canales de interés como #catspotting, #dogspotting y #dad-jokes. Así que, para cuando terminan la incorporación, Slack y la comunicación asíncrona ya forman parte de su día a día.
Boxaroo: ¿Cuáles son tus mejores consejos para mejorar el proceso de incorporación virtual y que los nuevos empleados se sientan bienvenidos y cuenten con todo lo necesario?
Mariel: Si has establecido tus expectativas correctamente en tu comunicación de pre-incorporación (e incluso durante el proceso de reclutamiento) o durante el primer día de los nuevos empleados, entonces podrás centrarte en cosas como asegurar que tu contenido sea inclusivo en términos de los ejemplos, imágenes e incluso el lenguaje que utilizas.
Por ejemplo, siendo HubSpot una plataforma CRM, las palabras "lead" y "prospecto" se usan a menudo. Así que, en lugar de usar pronombres como "él" o "ella" para etiquetar un lead o prospecto, cambiar a "ellos/ellas" tiende a ser más inclusivo. Hablando de pronombres, animamos a nuestros nuevos empleados a incluir sus pronombres preferidos en su nombre de visualización de Zoom.
Disminuir el ritmo al hablar y escribir nuevos conceptos o palabras en el chat también ayuda cuando tienes alumnos con diferentes niveles de dominio del inglés. Del mismo modo, animar a los alumnos a participar en el chat ayuda a aliviar la fatiga de la participación verbal. Tengo más consejos de facilitación virtual aquí también para cualquiera que busque hacer sus sesiones virtuales más atractivas e inclusivas.
Boxaroo: Terminaremos con los regalos, ¡porque es lo que hacemos! ¿Cuáles son algunas cosas geniales que HubSpot ha hecho para sus empleados?
Mariel: Consideramos nuestros regalos como algo que ayuda a validar la decisión de un nuevo empleado de unirse a HubSpot. Además, el kit debía reflejar nuestros valores y proporcionarles una rampa para inspirarse e involucrarse en la cultura desde el primer día.
Hoy, cada nuevo HubSpotter recibe este kit de regalos:
- El libro "The Culture Map".
- Un banderín que destaca la inclusión remota.
- Pegatinas con el logotipo de HubSpot Sprocket y la Alianza.
- Insignias con las palabras "Have HEART" y "Grow Better".
- Una postal con una nota de bienvenida de la dirección de HubSpot.
- Una tapa para la webcam.
Gracias por leer. Si desea crear sus propios artículos de regalo para la empresa (ya sea para nuevos empleados, clientes o socios), tenemos todo lo que necesita para empezar. Consulte nuestra tienda de autoservicio o envíenos un mensaje y nuestros gerentes de cuenta le ayudarán con todas sus necesidades de artículos de regalo.
