Passons maintenant à l'entretien.
Boxaroo : Que ce soit à distance ou au bureau, pourquoi un bon processus d’intégration est-il important pour les entreprises en pleine croissance et pour les employés qui y débutent une nouvelle carrière ?
Mariel : Je pense qu’il est important de définir ce qu’est un « bon » processus d’intégration. Bien que cela puisse varier d’une entreprise à l’autre, je vois ce processus en plusieurs phases : la pré-intégration, le programme d’intégration proprement dit et la « départ ».
La pré-intégration comprend des éléments tels que la communication aux nouveaux employés de ce à quoi ils peuvent s’attendre, l’envoi de leur matériel informatique ou la création de leurs comptes. Le programme d'intégration proprement dit est exactement ce à quoi vous vous attendez : il aborde la mission, la vision, les objectifs, les méthodes de travail, la formation aux produits, etc., de l'entreprise, sur une période définie. Enfin, le processus de départ vise à fournir au nouvel employé et à son responsable des ressources « juste à temps » (également appelées ressources de soutien à la performance) qu'ils peuvent utiliser tout au long de la montée en compétences de l'employé, jusqu'à ce qu'il maîtrise une compétence ou une tâche.
Du point de vue logistique, j'ajouterais une fréquence standard (par exemple, des sessions d'intégration mensuelles) à cette définition d'un bon processus d'intégration. Bien sûr, chaque entreprise est différente, mais l'avantage de l'intégration par sessions, en particulier pour les entreprises en croissance, est de pouvoir transmettre sa culture de manière cohérente et à grande échelle.
Pour les nouveaux employés, participer à un programme d'intégration leur permet de valider leur décision de rejoindre l'entreprise : c'est en quelque sorte un aperçu de leur quotidien professionnel. La première impression est cruciale car elle influence durablement la façon dont un nouvel employé perçoit sa nouvelle entreprise, son équipe ou ses collègues, ainsi que l'impact qu'il peut y apporter.
Boxaroo : HubSpot a-t-il rencontré des difficultés pour s'adapter à l'intégration virtuelle lors du confinement mondial ? À quoi cela ressemblait-il ?
Mariel : Aussi cliché que cela puisse paraître, « HEART » est un acronyme tiré du Code de la culture de HubSpot. Le « HEART » signifie « adaptable ». Et nous nous sommes adaptés. Avant la COVID-19, nous faisions venir tous nos nouveaux employés dans l’un de nos sièges régionaux (Singapour, Dublin et Cambridge, États-Unis) pour leur intégration. Pour la région JAPAC en particulier, nos nouvelles recrues australiennes et japonaises rejoignaient leurs nouveaux collègues à Singapour pour un programme d'intégration de 7 jours que nous appelons « HubSpot Foundations ».
Lorsque les frontières ont commencé à se fermer vers mars 2020, nous avons adapté nos programmes pour dispenser tous nos programmes d'intégration internationaux en ligne, à commencer par les promotions d'avril 2020. La bonne nouvelle, c'est que nous proposions déjà des programmes d'intégration en mode hybride avant la COVID-19. Une grande partie de mon travail a donc consisté à convertir les contenus et activités de formation en présentiel en un format entièrement virtuel.
Notre équipe de direction Formation et Développement a également investi dans la formation des animateurs comme moi et des concepteurs pédagogiques afin qu'ils puissent concevoir et animer des formations virtuelles pour les premiers mois, avant la COVID-19. Nous avons donc eu beaucoup de chance de ce côté-là, car nous savions déjà comment procéder sur le plan opérationnel.
Un autre domaine dans lequel nous avons dû nous adapter a été la gestion des décalages horaires entre les apprenants. Selon la période de l'année, l'Australie a trois heures d'avance sur Singapour. Ainsi, une formation qui commence à 10 h, heure de Singapour, correspond par exemple à 13 h pour les participants australiens. Cela dit, il aurait été excessif de demander aux participants de Singapour ou du Japon de commencer à 7 h ou 8 h, heure locale. C'est pourquoi nous avons réorganisé nos programmes afin que les apprenants, selon leur localisation, puissent consacrer la majeure partie de leur matinée ou de leur après-midi à compléter des ressources à leur propre rythme et à programmer des discussions virtuelles ou des séances en présentiel uniquement à des moments précis et raisonnables de la journée. Boxaroo : Quels sont les éléments indispensables d'une checklist d'« intégration virtuelle » ? Mariel : Fondamentalement, je reviendrais aux trois phases que j'ai mentionnées plus haut : à quoi ressemblent vos processus de pré-intégration, d'intégration et de départ en tant qu'entreprise ? Ensuite, demandez-vous quelle impression vous souhaitez faire à vos nouveaux employés ? Enfin, poser la question de savoir ce que vous attendez des nouveaux employés avec les informations de l'intégration permet d'établir un lien fort avec leur application future dans leurs fonctions.
Concrètement, voici ma propre checklist d'intégration virtuelle en tant qu'animateur :
Un plan de secours contenant des liens importants, des documents, des guides pour l'animateur, des enregistrements, etc., qu'une autre personne pourra utiliser dans le pire des cas où je serais indisponible en raison de circonstances imprévues ou d'urgences.
Une liste de vos nouvelles recrues, incluant quelques informations sur leur parcours et leur expérience (facilement trouvables sur LinkedIn), qui pourront ensuite servir à établir un lien de confiance. et relier les expériences pertinentes au contenu de la formation
Boxaroo : De nos jours, les entreprises utilisent divers outils de travail internes comme Slack, Asana et Trello. Comment HubSpot facilite-t-il la prise en main de ces outils par les nouveaux employés lors de leur intégration virtuelle ? Mariel : Je vais vous parler de Slack, car c’est notre outil de communication. Nous créons un canal Slack pour chaque promotion et nous l’utilisons tout au long du processus d’intégration pour partager de la documentation, des ressources, susciter des réflexions, communiquer un aperçu et les attentes du lendemain, et aussi pour nous amuser en partageant des émojis et des GIF ou en explorant des canaux thématiques comme #catspotting, #dogspotting et #dad-jokes. Ainsi, une fois leur intégration terminée, Slack et la communication asynchrone font déjà partie de leur quotidien. Boxaroo : Quels sont vos meilleurs conseils pour améliorer le processus d’intégration virtuelle afin que les nouvelles recrues se sentent bien accueillies et disposent de tout ce dont elles ont besoin ? Mariel : Si vous avez bien défini vos attentes lors de vos communications de pré-intégration (et même pendant le processus de recrutement) ou lors du premier jour des nouvelles recrues, vous pourrez vous concentrer sur des aspects tels que l’inclusion dans votre contenu, notamment en termes d’exemples, d’images et même de langage. Par exemple, HubSpot étant une plateforme CRM, les termes « lead » et « prospect » sont fréquemment utilisés. Ainsi, au lieu d'utiliser des pronoms comme « il » ou « elle » pour désigner un lead ou un prospect, privilégier « iel » ou « iels » est généralement plus inclusif. À ce propos, nous encourageons nos nouvelles recrues à indiquer leurs pronoms préférés dans leur nom d'utilisateur Zoom. Ralentir son débit de parole et de frappe lorsqu'on introduit de nouveaux concepts ou mots dans le chat est également utile, surtout avec des apprenants ayant des niveaux d'anglais variés. De même, encourager la participation active des apprenants dans le chat contribue à réduire la fatigue liée à la prise de parole. J'ai d'autres conseils pour animer des réunions virtuelles ici aussi pour celles et ceux qui souhaitent rendre leurs sessions virtuelles plus interactives et inclusives. Boxaroo : On termine en beauté avec des goodies ! Quelles sont les choses sympas que HubSpot a créées pour ses employés ?
Mariel : Nous considérons nos goodies comme un moyen de conforter les nouveaux employés dans leur choix de rejoindre HubSpot. De plus, le kit devait refléter nos valeurs et leur permettre de s’intégrer facilement à notre culture dès le premier jour. Aujourd'hui, chaque nouvel employé HubSpot reçoit ce kit de goodies : Merci de votre lecture. Si vous souhaitez créer vos propres goodies d'entreprise (que ce soit pour les nouveaux employés, les clients ou les partenaires), nous avons tout ce qu'il vous faut pour commencer. Découvrez notre boutique en libre-service ou envoyez-nous un message et nos gestionnaires de compte vous aideront à répondre à tous vos besoins en goodies.
